網絡會議是一種用于組織和管理商務會議的高效、高效的通信工具。為了最大限度地利用它們，應適用某些進行遠程會議的規則。
良好的計劃和準備對于虛擬會議的成功至關重要。選擇最方便的時間安排遠程會議對與會者來說至關重要。這不包括清晨、深夜或午餐時間。
另一個需要考慮的重要問題是遠程參與者的時區。如果會議不緊急，可以舉行一個投票來為每個人找到最方便的時間。
日歷邀請、即時消息或簡單的電子郵件——有多種方法可以在會議中請求出席確認。
應告知與會者會議的確切日期和時間。必須包含指向會議應用程序或具有訪問數據的網站的鏈接。會議前一天，應分發關于未來會議的善意提醒。
深思熟慮的議程是富有成效和有效的電話會議的核心。提前發送日程表可以讓參與者在會議之前提出問題。該計劃必須非常詳細，因為它將幫助用戶輕松跟蹤對話的發展。
如果必須在各方之間傳輸文件，則應在會議前發送，以便每個人都做好充分準備。
預計會議主持人將提前加入，為會議開始前的最后準備工作。必須測試聲音和麥克風。如果您需要幫助，您可以隨時聯系服務提供商支持。
背景噪音會分散參與者的注意力，并將會議變成無效的聚會。
靜音任何類型的環境噪音不僅對主機而且對其他地方都是強制性的。
從唱名開始將幫助每個人結識并了解誰參加了會議。應該介紹成員的姓名和參加會議的原因。他們應該遵循的一個重要規則是在發言之前說出他們的名字。這有助于避免誤解，并使正在講話的聽眾清楚。
主持人必須簡要介紹議程并設置虛擬會議的時間限制。
網絡會議的主持人必須讓與會者參與并參與對話。如果參與者在音頻和視頻通話期間同時處理多項任務，他們很容易分心。
主持人應該提出更多問題，并在與會者之間平均分配。討論期間應該有足夠的時間來提問、評論和反饋。
在會議結束前，應概述會議的結果。此外，應分配新任務并設置截止日期。主持人也應該感謝與會者的積極參與。這使參與者相信遠程會議是有用且成功的。
向與會者發送后續電子郵件可以讓他們參與并激勵他們進行未來的合作。寫下上次會議的成就以及未來的目標是完成會議的一種專業方式。電子郵件中包含的來自主持人的積極反饋通常會提高參與者對會議的滿意度。
